Cómo delegar bien: los cinco niveles de autonomía de un equipo

Casi todo el mundo que lidera un equipo sabe que debería delegar más. Lo sabe, lo repite y lo apunta como propósito cada enero. Y aun así, las decisiones siguen acabando en su mesa.

No es falta de ganas. Delegar bien es más difícil de lo que parece, porque no se trata solo de pasarle una tarea a otra persona. Se trata de decidir cuánto margen le das, cómo lo vais a revisar y qué pasa si se equivoca.

Por qué cuesta tanto delegar

Detrás casi siempre hay alguna de estas razones:

• "Lo hago yo más rápido." Es verdad, las primeras veces. Pero si lo haces tú siempre, dentro de un año seguirás haciéndolo tú.
• "Si sale mal, me toca a mí." El miedo al error ajeno pesa mucho, sobre todo cuando la cultura de la empresa castiga los fallos.
• "Nadie lo hace como yo." Probablemente cierto. La pregunta es si hace falta que se haga exactamente como tú, o si basta con que se haga bien.
• "Es que es mi negocio." En empresas familiares o fundadas por quien las dirige, soltar se vive casi como perder una parte de uno mismo.

Todas son comprensibles. Y todas tienen el mismo efecto: el equipo aprende que es mejor preguntar que decidir.

Delegar tareas o delegar resultados

Hay dos formas muy distintas de delegar, y se confunden mucho.

Delegar una tarea es decirle a alguien qué tiene que hacer y cómo. "Prepara el informe con estos datos y en este formato." Es útil, pero la persona sigue dependiendo de ti para todo lo que se salga del guion.

Delegar un resultado es decirle qué hay que conseguir y dejarle decidir cómo. "Necesitamos que el cliente tenga claro el estado del proyecto cada viernes; organízalo como veas." Da más miedo, pero es lo que de verdad desarrolla a las personas y te libera a ti.

Lo ideal no es delegar siempre resultados, sino saber cuál toca en cada caso y con cada persona.

Los cinco niveles de delegación

A mí me resulta muy útil pensar la delegación como una escalera. No se pasa de hacerlo todo tú a soltarlo todo de golpe, se va subiendo:

1. Haz lo que te digo. Instrucciones claras, poco margen. Para tareas nuevas o personas que acaban de llegar.
2. Investiga y cuéntame. La persona recoge información y tú decides.
3. Propón y lo decidimos. Trae una propuesta con su recomendación, y la valoráis juntos.
4. Decide y avísame. Decide por su cuenta y te informa después.
5. Decide tú. Ya no hace falta ni avisar. Es su responsabilidad.

La clave está en decir en voz alta en qué nivel estáis. Muchos malentendidos vienen de que tú pensabas que estabais en el nivel 3 y la otra persona entendió que estaba en el 4. Y la escalera se sube con el tiempo: cuando alguien lo hace bien en un nivel, pasa al siguiente.

Cómo delegar algo paso a paso

Cuando delegues algo importante, deja claras cinco cosas:

• Qué hay que conseguir, no solo qué hay que hacer.
• Para qué, porque quien entiende el sentido toma mejores decisiones cuando surge algo imprevisto.
• Hasta dónde llega su margen: presupuesto, plazos, a quién puede implicar. No es lo mismo "encárgate de los pedidos" que "encárgate de los pedidos; hasta 2.000 euros decides tú".
• Cuándo lo revisáis, con fecha, para que el seguimiento no se viva como desconfianza.
• Qué apoyo tiene si se atasca.

Y una cosa más: tolera el error razonable. Si la primera vez que alguien decide y se equivoca le cae la bronca, no volverá a decidir. Lo importante es que el error se hable para aprender, no para buscar culpables.

Que el criterio sea de la empresa

Cuando lo que cada persona puede decidir depende de quién esté al mando ese día, el equipo nunca termina de saber a qué atenerse. Por eso conviene que quienes lideran equipos acuerden entre ellos unos criterios comunes: qué decisiones puede tomar cualquiera, cuáles necesitan consulta y cuáles se reservan a dirección.

Y revisad de vez en cuando lo que seguís controlando por costumbre. Incluso en equipos con bastante autonomía quedan decisiones que se revisan porque siempre se ha hecho así, y cada revisión de más resta un poco de confianza.

Si todo sigue pasando por ti

La autonomía del equipo tiene mucho que ver con la Confianza, una de las 6 dimensiones del bienestar organizacional. Si quieres saber cómo está la tuya, el test gratuito de salud organizacional te da una primera lectura en tres minutos.

Y si notas que tu equipo depende demasiado de ti y quieres cambiarlo con acompañamiento, definir quién decide qué es una de las primeras cosas que trabajamos en un proceso de consultoría de RRHH. Cuando lo que falta es entrenar a quien lidera, lo trabajo en la formación en liderazgo, donde la delegación es uno de los temas centrales.